Začnime najmenšou organizačnou jednotkou a to jediným dňom.
Ako si efektívne naplánovať dni? Tu je niekoľko tipov, ktoré sa vám budú hodiť aj pri plánovaní týždňa, štvrťroka a roka.
Vytvorenie ranných návykov
Ranné návyky, večerné návyky, tréningové návyky, návyky stravovania... znie to nudne? No, nemalo by. Náš mozog miluje rutiny a existuje veľa dôvodov, prečo sú pre nás dobré.
Ako si vytvárame návyky a rutiny?
Vytváranie rutín a návykov sa zdá byť niečo, čo robíme bez námahy a nevedome. Koľkokrát ste si uvedomili, že si nepamätáte, či ste zamkli dvere, alebo nie? Alebo koľkokrát ste šoférovali auto známou cestou bez toho, aby ste si pamätali, ako ste ňou vlastne prešli? Nazýva sa to režim autopilota a často sa používa v negatívnom kontexte. Existujú však určité situácie, keď je to veľmi užitočné, napríklad formovanie návykov. Ak ste vedome zamkli dvere auta dvakrát alebo trikrát, po štvrtýkrát budete mať nervovú dráhu, ktorá sa aktivuje vonkajším signálom (opustenie auta) a urobíte to automaticky, bez premýšľania. Ak často beháte po trase cez vašu štvrť, bude trvať dva, alebo tri krát, kým sa vám to uloží do mozgu, až zistíte, že bežíte po tej istej ceste bez toho, aby ste sa vedome rozhodovali, kde zabočiť.
Prečo je to dobré?
Zvyky, rutiny (režim autopilota) nám pomáhajú odpočinúť si mozog a pripraviť nás na to, čo príde ďalej.
Ak musíme v rámci dňa urobiť tisíce menších rozhodnutí, ako napríklad:
- Akou cestou sa vydať do práce;
- Čo robiť po prebudení;
- Čo jesť;
- Ktoré cvičenia robiť atď.
veľmi rýchlo by sme sa unavili.
Ak ste si však vytvorili rutinu pre každú z týchto úloh, dokončíte ich bez námahy. Navyše, po niekoľkých opakovaniach bude vaša rutina vášmu mozgu a telu signalizovať, že práca začína čoskoro!
Takže, aby zhrnuté, hlavné výhody rutiny sú:
- Minimalizácia neistoty (automaticky viete, čo robíte)
- Jasnejšie myslenie (pretože váš mozog nie je zahltený informáciami a rozhodnutiami)
- Úspora energie
- Zlepšenie sústredenia a pozornosti
- Príprava na to, čo príde
| OBJEDNAŤ |
Ako vytvoriť rutinu?
Napríklad namiesto odkladania budíka na poslednú chvíľu si môžete vybudovať produktívnu rannú rutinu. Cvičte, meditujte, pripravte si zdravé raňajky, zapíšte si dôležité poznatky do denníka, cvičte pozitívne afirmácie.
Ranná rutina vám má dodať energiu a pripraviť vás na produktívny deň. Na druhej strane si môžete vštepiť aj večernú rutinu, založenú na aktivitách, ktoré vás upokoja, pomôžu vám zhrnúť a zamyslieť sa nad dňom, ktorý máte za sebou, a pripraviť vás do postele.
Niektoré z vecí, ktoré môžete robiť večer, sú:
- Meditácia
- Vyplnenie denníka
- Čítanie knihy
- Strečing
- Ísť spať každý večer v rovnakom čase
- Vypnutie telefónu 1 hodinu pred spaním
Čo je veľmi dôležité pri vytváraní rutín, je rozlišovanie medzi dobrými a zlými návykmi. Dobré návyky sú navrhnuté tak, aby vám priniesli dlhodobý úspech a priviedli vás k dosiahnutiu vašich cieľov, zatiaľ čo zlé návyky robia presný opak: buď plytvajú časom, alebo vám jednoducho neprinášajú nič dobré. Ak chcete zistiť, ktoré návyky chcete upevniť, musíte:
Poznať svoje ciele a kroky na ich dosiahnutie
Ak sa chcete naučiť, ako si plánovať deň efektívnejšie, musíte vedieť, čo chcete dosiahnuť. Chcete rozšíriť svoje podnikanie? Zlepšiť svoju marketingovú stratégiu? Dostať povýšenie? Stať sa vegetariánom? Tráviť viac kvalitného času so svojimi blízkymi? Ak máte aspoň celkovú predstavu o tom, čo chcete dosiahnuť, je to skvelé. Ak nie, vezmite si prázdny papier alebo otvorte prázdny dokument v počítači a začnite brainstorming.
Ako už bolo povedané, len povedať, že chcete vytvoriť niečo lepšie, nie je v skutočnosti cieľom.
Je dôležité si položiť otázky. Čo to pre mňa znamená? Ako to chcem dosiahnuť? Ako budem vedieť, kedy som dosiahol cieľ? Dobré ciele sú dosiahnuteľné ciele. Keď máte svoje ciele zosúladené, je čas vytvoriť akčný plán a skutočne začať konať.
Prečo je stránka plánovania dôležitá pre dosiahnutie vašich cieľov?
Ak chcete prísť na to, ako si zorganizovať deň a držať sa plánu, najlepšie je na to použiť stránku plánovania z denníku 180 Dní. Stránka je navrhnutá tak, aby zvýšila úroveň vašej produktivity a pomohla vám stať sa lepšie organizovanou osobou.
Denné a týždenné plánovanie
Stránka plánovania je navrhnutá tak, aby vám pomohla odstrániť akúkoľvek neistotu. Keď máte stanovené ciele, musíte sa rozhodnúť, ako ich dosiahnete. A keď to urobíte, je čas vyplniť stránky určené pre plánovanie. Každý týždeň je potrebné prideliť si úlohy na nasledujúcich sedem dní. To je dlhodobejšia úroveň plánovania. Potom je potrebné poznať svoje každodenné úlohy.
Tip pre profesionálov: namiesto toho, aby ste si každé ráno prideľovali úlohy, urobte to večer predtým ako súčasť svojej večernej rutiny. Zobudíte sa tak s pokojnejšou hlavou, pretože už bude všetko pripravené a vy môžete začať deň uvoľnenejšie.
Najdôležitejšia úloha dňa
Jedným z najväčších zabijakov produktivity je nevedomosť, čo robiť a kedy to robiť. Máte vo svojom zozname úloh 6 položiek zdanlivo rovnakej dôležitosti a neviete kde začať? Je potrebné naučiť sa určiť priority. S touto zručnosťou sa nikto nenarodil, musíte sa naučiť, ako na to.
To je dôvod, prečo je stránka plánovania taká efektívna. Je navrhnutá tak, aby vás prinútila vybrať si najdôležitejšiu úlohu dňa. Je to úloha, ktorá vás priblíži k vašim cieľom, alebo úloha, ktorá má najbližší termín a je veľmi dôležitá. Ak si nie ste istí, ako určiť priority, skúste si položiť túto jednoduchú otázku.
Po nastavení najdôležitejšej úlohy je všetko ostatné jednoduchšie? Všetky zostávajúce úlohy sú úlohy druhoradého významu?
Techniky ako sa zamerať na čas
Už vás nebaví multitasking? Dlhé pracovné stretnutia? Nebojte sa, stránka plánovania z denníkov 180 Dní predstavuje jednoduchý princíp navrhnutý tak, aby vám pomohol odstrániť rozptýlenie, ušetriť energiu, zachovať zameranie a ukončiť multitasking. Ako?
Keď zadefinujete svoje úlohy, je čas konať. Ale s denníkmi 180 Dní to už neznamená 5 hodín v kresle pri počítači, pričom polovica vášho mozgu kričí „Chcem ísť von!“ Technika 60/10 a 90/90/1 vás naučí pracovať v koncentrovaných intervaloch, aby ste si zachovali energiu a sústredenie. Vyzerá to takto:
- 60 minút práce, 10 minút prestávka à 3x
- Po dokončení týchto 3 intervalov si dáte dlhšiu, polhodinovú prestávku.
Zakaždým, keď dokončíte jednu 60+10-minútovú reláciu, zaznačíte si ju vo svojom zozname úloh.
Obzretie sa späť
Na konci každého týždňa, by ste sa zamyslieť nad svojimi skúsenosťami. Čo ste dosiahli? Či ste spokojný? Čo by sa dalo urobiť lepšie? Uvažovanie o veciach je dôležité, pretože poskytuje širší pohľad na váš pokrok a pomáha vám upevniť si myšlienky a emócie.
Podceňujete čas, ktorý potrebujete
Jednou z najväčších chýb, ktorú môžete urobiť, je vytvoriť si nabitý plán, ktorý funguje iba teoreticky. Čo tým myslíme? Zabúda sa vytvorenie časovej rezervy pre neplánované úlohy, činnosti, ktoré vždy v priebehu dňa vzniknú. Plánovací omyl sa týka našej tendencie podceňovať čas potrebný na dokončenie určitej úlohy, pretože neberieme do úvahy niektoré nepredvídateľné udalosti. Oni sa proste stávajú a mi ich akosi nikdy neplánujeme, napriek predchádzajúcim opakovaným podobným skúsenostiam.
Ak premýšľate, ako si naplánovať svoj deň, mali by ste vedieť, že plánovanie činností, o ktorých viete, že sa stanú, je len jednou časťou procesu. Musíte tiež plánovať „neznáme“: všetky nepredvídateľné maličkosti, ktoré sa môžu vyskytnúť.
Ako to urobíte? Pridaním ďalších 10 minút, pol hodiny, niekoľkých hodín, alebo dokonca dní, v závislosti od úloh, ktoré riešite.
Ako viete, koľko je potrebné? Skúsenosti a reflexie.
Buďte v súlade so svojou povahou
"Vyberte si prácu, ktorú milujete, a nikdy nebudete musieť pracovať ani deň vo svojom živote" Konfucius. Táto múdra myšlienka môže mať širší význam, pretože sa vzťahuje na oveľa viac než len na vašu profesiu. Je dôležité, aby tieto návyky boli v súlade s vašou povahou. Ak vám vstávanie o 5:00 nefunguje, nerobte to len preto, že to robia niektorí známi úspešní ľudia. Ak budete najbližších pár hodín ospalí a nevrlí, potom to nestojí za to.
Takže namiesto toho, aby ste svoju ranné činnosti začali s cvičením o 5:30, môžete si napríklad preplánovať cvičenie po pracovnej dobe a dopriať si viac spánku. Ak vás nebaví čítať, no napriek tomu chcete čítať knihy alebo správy, počúvajte audio knihy a podcasty. Okrem toho, ak máte nápad, ako urobiť denníky 180 Dní pre vás vhodnejšími, alebo si myslíte, že rôzne časové intervaly by pre vás fungovali lepšie, vyskúšajte to ako experiment a zistite, čo funguje najlepšie práve vám. Zistite, ako môžete použiť denníky 180 Dní efektívnejšie.
Pravidelnosť je viac ako dokonalosť
Byť perfekcionistom môže niekedy znieť ako pozitívna vec, však? Máte zmysel pre detaily a ste ochotní vynaložiť ďalšie úsilie na čo najlepší výsledok. Ale tiež sa stresujete kvôli drobnostiam, nedokážete dodržať termíny, pretože nikdy nie ste spokojní s konečným produktom, dokonca začnete otáľať, aby ste sa vyhli neznesiteľnému tlaku byť dokonalí.
Snaha o absolútnu dokonalosť je najlepší spôsob, ako zostať neproduktívny. Ak bolo plánovanie pre perfekcionistické tendencie súčasťou vášho plánu, potrebovali by ste život navyše, aby ste vyriešili všetky detaily. To je dôvod, prečo by ste mali pracovať na tom, aby ste boli konzistentnými so svojím plánom, aj keď to znamená akceptovať „nedokonalú“ prácu.
Ako sa vyrovnať s perfekcionizmom
Prvým krokom je vytvorenie realistických plánov. Je pre vás reálne cvičiť každý deň? Predpokladáme, že nie. Je však reálne cvičiť 3x týždenne? Pravdepodobne áno! Platí to aj pre iné príklady. Ak chcete pozerať menej televízie, je reálne povedať „Už nikdy nebudem pozerať televíziu!“, alebo „Budem pozerať televíziu X hodín týždenne“? Predpokladáme to druhé.
Okrem toho pravidelne kontrolujte svoju realitu. Ak bojujete s perfekcionizmom, viete, že jeho koreňom je nekonečná sebakritika a pochybnosti. Bojujte s nimi tým, že sa budete pýtať sami seba:
- Je to, čo si myslím, skutočné?
- Robím unáhlené závery?
- Je situácia naozaj až taká zlá, alebo preháňam?
- Aký je najhorší scenár? Je to naozaj také strašidelné?
- Budem si to o päť rokov pamätať ako strašnú udalosť, ktorá spláchla môj život a moju kariéru?
Tieto otázky by vám mali pomôcť vytvoriť pomerne objektívny pohľad na situáciu, ktorú riešite.
Ďalšia vec, ktorú môžete urobiť, je znížiť svoje požiadavky. Toto je pravdepodobne najťažšie. Ak by ste to mohli urobiť, už by ste to urobili, však? Ako teda znížiť svoje požiadavky? Presným (re)definovaním výsledkov vašich činov nedokonalým spôsobom.
Krátke zhrnutie
Priznajme si to: nie je to ľahké, nie je to jednoduché a vyžaduje si to zmenu myslenia.
Ale keď už sme tu, nezabúdajme, že dlhodobé plánovanie je rovnako dôležité, ako každodenné plánovanie. Spôsob, akým organizujete týždne, alebo roky, priamo ovplyvňuje vašu každodennú organizáciu.